Изучая материалы для этой статьи, я увидела много названий книг по эффективному управлению временем. И мне от одних названий становится немного страшно: “Жесткий тайм-менеджмент”, “Экстремальный тайм-менеджмент”, “Результативный тайм-менеджмент”… Во всем этом чувствуются нотки достигаторства и гонки за успехом.

Я согласна, что без дисциплины невозможно достичь каких-либо достойных целей. С другой стороны, стоит ли это насилия над собой? В этой статье я попытаюсь найти баланс и приведу примеры, как можно распоряжаться самой дорогой валютой – временем – так, чтобы все успевать без психологического давления на себя и других.

“Овраги” тайм-менеджмента: почему популярные методы неэффективны?

По сути, тайм-менеджмент – это скорее образ жизни, нежели набор инструментов, помогающих управлять временем (как это представлено в популярной литературе). Вы можете купить себе красивый ежедневник и распланировать в нем свои дни по минутам, но не получите в итоге ничего, кроме чувства вины, что вы не вкладываетесь во временные рамки.

Поэтому перед тем, как бросаться использовать техники и методики, стоит задать себе важные вопросы.

На что именно не хватает времени?

Пойдем от обратного: если вы заинтересовались тайм-менеджментом, значит вам на какие-то вещи не хватает времени. На какие именно?

С этого стоит начать – написать список из 5-10 пунктов, что именно вы хотели бы успевать. Не просто список дел, которые нужно или хочется делать, а именно то, что делается всегда в последний момент либо не делается вообще все по той же причине – “Нет времени!”.

Когда вы вкратце это запишете, посмотрите на получившийся список и подумайте над каждым пунктом вот о чем:

  • Если бы у вас прямо сейчас появилась возможность это сделать, с чего бы вы начали? Взялись бы за дело сразу или нужны какие-то подготовительные шаги? Если да, то запишите, что именно требуется, чтобы начать.
  • Представим, что у вас есть время и возможность. Вы хотите сделать это по своему желанию или потому что того требует окружение (или так делает ваш авторитет, или так принято – подставьте свое)? Реализуете ли вы таким образом ваши ценности? Если нет, то я повторюсь: время – самая дорогая валюта, не стоит тратить его на вещи, которые вам не нужны.

Конечно, все это ОЧЕНЬ индивидуально. Молодые мамы, которые не успевают помыть голову или просто поспать, вряд ли будут думать о том, с чего начать, и реализуют ли они так свой потенциал. Но поверьте, даже у тех, у кого на первый взгляд, ясны причины нехватки времени, его можно распределить более рационально.

Почему я ничего не успеваю? Дневник тайм-менеджмента

Никто особо не задумывается, сколько времени тратится на мелочи. А если и задумывается, то не спешит признаваться в этом ни себе, ни миру 🙂 Я же взрослый, сознательный человек. Я, блин, вообще работающая мама, я прекрасно знаю, что делаю в течение дня! Но понять, почему я постоянно “в мыле”, я не могу.

Прекрасно понимаю. Поэтому нужно разобраться, куда конкретно оно девается. Помогает в этом ведение дневника.

Просьба не путать “дневник тайм-менеджмента” с “ежедневником тайм-менеджмента”, о котором так много пишут в интернете. Ежедневник предназначен для планирования будущего, дневник – для запоминания и анализа прошлого.

В отличие от личных записей дневник тайм-менеджмента преследует цели:

  • выявить “пожирателей времени”: вы четко видите, сколько проводите в соцсетях, сколько – обсуждая новости с коллегой на курилке, сколько в общественном транспорте и т.д.
  • определить, на какие сферы деятельности вы тратите больше всего времени;
  • понять, что получается у вас легко и быстро;
  • определить комфортный для вас режим сна и бодрствования.

Как вести дневник?

В течение недели (а лучше двух, чтоб захватить хотя бы две пары выходных) ежедневно записывайте все свои дела и время, к которому вы их сделали. Пример:

Понедельник
6:00 Отложила будильник
6:15 Отложила будильник
6:30 Встала
6:50 Посмотрела Инстаграм
6:55 Попила воды с лимоном
7:10 Умылась, почистила зубы и нанесла тоник и крем для лица
7:30 Приготовила завтрак
7:35 Разбудила ребенка
7:40 Ответила на сообщения в Телеграме
7:45 Подняла ребенка
8:05 Позавтракала с ребенком
и т.д.

Мне удобнее всего это делать в заметках в телефоне, потому что я могу копировать и вставлять повторяющиеся события. Возможно, есть приложения, в которых уже заложена разметка времени, но я их не искала.

За неделю-две вы соберете много данных о том, на что тратите драгоценные часы и минуты. Что делать с этими данными?

Анализировать. Для этого есть хороший инструмент, который называется матрица Эйзенхауэра. Я писала о нем в статье о 7 привычках высокоэффективных людей по версии Стивена Кови, но хочу остановиться на нем подробнее.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент тайм-менеджмента

Матрица Эйзенхауэра – это квадрат, поделенный на четыре части, в каждой из которых вы записываете дела по критерию “важно / срочно”.

Итак, берем свои данные, собранные за неделю-две, и сортируем их по квадрантам:

  1. Срочные важные дела – сюда записываем те дела, которые можете делать только вы и их нельзя было откладывать.

Например, в нашей семье я отвечаю за продукты и еду в доме. То есть, если я допускаю, что на ужин нечего есть (не приготовила и не заказала еду, проморгала время, когда нужно было закупиться продуктами, не дала мужу или сыну никаких указаний на этот счет), я буду виновата перед семьей.

  1. Несрочные важные дела – пишем то, что можно было сделать и попозже или в другой день.

У меня сейчас план писать по одной статье в неделю для этого блога в течение двух месяцев, дедлайн – воскресенье. Если я не успеваю сделать эту работу ко дню Х, я несу за это полную ответственность, но только перед самой собой.

  1. Срочные неважные дела – к этому пункту относятся вопросы, которые требовали внимания здесь и сейчас, но в принципе, с ними вполне мог бы справиться кто-то другой.

В школе я занималась сбором денег на питание класса. Поначалу мне нравилось, но в итоге бухгалтерия стала меня сильно тяготить. Когда я набралась смелости и призналась в этом, сбор передали другой ученице. Делегировать оказалось совсем не страшно!

  1. Несрочные неважные дела – то, без чего можно было и обойтись совсем.

– Как сделать так, чтобы кофе сбежал?
– Зайдите в интернет!

Развитие беспроводной связи – это безусловно круто, но с ним появились ленты соцсетей, чаты в мессенджерах и онлайн-игры. Мы уже хватаемся за телефон не только в ответ на какое-нибудь уведомление или посмотреть время, а и просто так, без причины, замечали?

Что еще может относиться к разным квадрантам, я вписала вот в этот пример:

матрица Эйзенхауэра

Методы управления временем, которые работают (но это неточно)

Я перепробовала разные инструменты, и напишу о своем опыте. У вас он может быть другим, все зависит от рода деятельности. Начну с самых популярных, затем перейду к менее очевидным.

Техника “помидор”

Если кратко, инструмент pomodoro подразумевает, что вы будете делить свое время на отрезки по 25 минут, и делать между ними 3-5-минутные перерывы. Каждые четыре “помидора” предлагается делать более длительные перерывы, чтобы отдохнуть.

Не работает. Когда я пишу статью или снимаю/монтирую видео для своего Инстаграма, например, я обычно нахожусь в потоке. Моя работа доставляет мне удовольствие, и чаще всего мне неудобно прерываться по будильнику.

Пожалуй, для творческих людей этот метод тайм-менеджмента не подходит.

Съесть лягушку

Суть в том, чтобы первым делом дня было самое трудное и неприятное для вас занятие. Якобы после него все остальное покажется волшебной сказкой и будет даваться с легкостью.

Не работает. Тяжелое задание чаще всего занимает больше времени, чем мы на него отводим, и забирает больше сил. Когда я заканчиваю “есть лягушку”, я чувствую себя вымотанной, и не получаю удовольствия от остальных дел.

Конечно, так бывает не всегда. И точно не стоит “откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня”. Но все-таки лучше постараться делегировать дела-лягушки. Или меняться задачами с окружающими, ведь для кого-то другого это может оказаться и не лягушка вовсе. А зачем делать что-то через силу, если другой сделает это с удовольствием?

Список дел

Все просто: если у вас на сегодня больше трех задач, запишите их. Идеально, если вы сделаете это с вечера.

Работает. Простой традиционный метод, рекламы не требует. Самое важное здесь – не ожидать, что вы реально сделаете весь список дел. Пишите все, что планируете, но не изводите себя, если чего-то не успели.

Звуковые напоминания в телефоне

Мое любимое:) Если у вас есть дело, которое нужно сделать в определенное время, ставьте напоминание в Гугл-календаре или другом приложении с уведомлениями. Для важных дел у меня обычно два напоминания:

  1. На вечер накануне того дня, когда нужно сделать дело. Так у меня уменьшается количество ситуаций, которые начинаются с фразы “Ой, точно, мне же сейчас нужно … {что-то сделать, а я вообще не готова}!”
  2. На момент события. Так я убираю необходимость держать это в голове и думать в ключе “Хоть бы не забыть!”

Работает. Особенно для тех, кто активен в разных сферах жизни и не имеет личного помощника.

Для работающих мам Гугл-календарь и похожие приложения со звуковыми напоминаниями – это изобретение века. Возможность ставить напоминалки превращается в фактическую психологическую помощь:

  • полностью снимает напряжение по поводу того, что можно забыть сделать какие-то важные вещи;
  • высвобождает массу энергии, ведь теперь не нужно держать в голове кучу мелких и крупных дел;
  • освобождает забывчивых от природы людей (таких, как я) от дебильных ярлыков типа “склеротик” и “рассеянный с улицы Бассейной”. Это очень повышает самооценку!

Я ставлю напоминалки почти на все. Со временем это входит в привычку, и значительно облегчает жизнь.

Другие советы по тайм-менеджменту

Напишу еще несколько моментов, которые помогут управлять своим временем без насилия над собой.

  1. Отключайте интернет за час до сна и включайте через час после пробуждения. Люди не пишут сверхважных сообщений в мессенджерах – если вы будете срочно нужны, вам позвонят. Приучайте себя и окружающих к тому, что у вас есть личные границы.
  2. Забудьте о многозадачности – любая деятельность будет эффективной только при полном погружении. Одно только переключение с одной задачи на другую в среднем занимает 10-15 минут. Не делайте несколько дел одновременно.
  3. Несрочные, но интересные вам идеи дел записывайте в список “Найденное время” (опять же заметки в телефоне вам в помощь). Такие дела, которые можно делать, стоя в пробке или длинной очереди.

И последнее: хотите управлять временем с пользой для себя – смотрите шире.

Например, если вам важно самой забирать ребенка из сада, чтобы провести с ним больше времени, нужно набраться смелости и поговорить с начальником о плавающем графике. Или другая ситуация: позвольте себе нанять няню, которая будет раз в неделю забирать ребенка из сада, чтобы вы могли спокойно сходить на йогу. И это не противоречит одно другому!

Все рамки вы устанавливаете себе самостоятельно – и те, которые вас ограничивают, и те, которые вас защищают. Стоит о них помнить и учиться отличать друг от друга.