“Сейчас я найду самую эффективную технику и тогда буду мегапродуктивной и успешной” – приблизительно так я мечтала научиться правильно планировать свое время. Однако у эффективного планирования очень много невидимых нюансов. Мы часто упускаем из виду маленькие жизненные форс-мажоры и забываем о делах, которые делаем на автомате, не учитывая, что они тоже отбирают время.

И когда что-то идет не по плану, мы очень расстраиваемся. Гораздо больше, чем когда вообще ничего не запланировано.

Поэтому я расскажу о том, что работает у меня. Назовем это мягким или даже нежным планированием 🙂

Ежедневное планирование без боли и страха: 10 советов

Рассмотрим несколько простых лайфхаков, которые помогут вам быть последовательной и продуктивной в рамках одного конкретно взятого дня.

  1. Конструируйте план на день без отведения на это какого-то специального времени.

Иногда говорят, что день нужно начинать с написания списка задач. Чаще говорят, что список задач нужно написать накануне вечером. Моя рекомендация: вписывайте задачи в список тогда, когда они приходят к вам в голову.

Для этого удобно держать на первом экране смартфона приложение для заметок и календарь. Или иметь всегда с собой бумажный блокнот, если предпочитаете писать от руки.

Когда вы фиксируете дела, которые необходимо сделать, сразу, уменьшается вероятность, что вы о них забудете.

  1. Не нумеруйте список, лучше поставьте квадратик-чекбокс, в который можно будет потом поставить галочку.

Пронумерованный список дает ощущение приоритетности задач. Конечно, бывают более срочные дела, их стоит отметить восклицательным знаком или каким-то другим символом, который вы распознаете как приоритетную задачу.

Но порой появляются и не такие срочные задания, которые в то же время, можно сделать быстрее и с большим вдохновением. Так почему бы и нет?

Ведь сделанная задача повышает самооценку и стимулирует делать остальные с большим рвением. А если в вашем приложении можно ставить галочку рядом с выполненной задачей, это и вовсе поднимает настроение и вызывает прилив сил.

  1. Крупную задачу разбивайте на более мелкие.

“Есть слона по кусочкам” – популярная техника в планировании и тайм-менеджменте. В разы приятнее вычеркивать в течение дня несколько пунктов списка, чем посмотреть на одну единственную запись в ежедневнике и понимать, что до конца дня вы ее точно не завершите.

  1. Рисуйте дерево задач.

Пункт, вытекающий из предыдущего, но с небольшим нюансом: бывает так, что крупная задача звучит довольно абстрактно, и разбить ее на мелкие никак не получается. Уж слишком запутанно она выглядит и не знаешь, с какой стороны к ней подступиться.

В этом случае хорошо помогает представить задачу в виде дерева, от которого отходят ветви подзадач. Более подробно этот метод я описала в своей статье о постановке целей – найдите этот способ там, это очень облегчит вам планирование дел.

  1. Если важны конкретные даты и время выполнения задания, пользуйтесь звуковыми напоминаниями.

Опять-таки приложения типа Гугл Календаря вам в помощь. Напоминалки освобождают мозг от необходимости держать абсолютно все в голове. Если боитесь, что не подготовитесь к выполнению задачи в нужный день и час, ставьте два напоминания: первое – на вечер накануне события, второе – в момент события.

  1. Пишите много, но не ожидайте выполнить все!

Обычно я мучаюсь сильным чувством вины, когда понимаю, что до конца дня никак не успею сделать 2-3 оставшихся пункта плана. В то же время, если я запланировала достаточно много, я мысленно подгоняю и мотивирую себя в течение дня.

Так мне удается ничего не потерять: если выполню все, то кто молодец? Я молодец! А если не успею выполнить все, то окидывая глазами отмеченные галочками задачи, все равно буду довольна собой, ведь удалось сделать немало.

  1. В список вписывайте не только рабочие активности, но и личные и домашние дела.

Например, поход за продуктами, занятия спортом, помощь ребенку с уроками. Если все это не записывать, оно будет казаться неважным и ненужным, либо будет “вмешиваться” в ваш план, как какой-нибудь форс-мажор.

Разделить дела по важности и срочности помогает матрица Эйзенхауэра, о которой я писала в обзоре книги Стивена Кови “7 навыков высокоэффективных людей”.

  1. Рассчитывайте физические и эмоциональные силы.

Тут лучше приведу пример: сложно будет сходить вечером на занятие в тренажерный зал, если на день у вас запланирована двухчасовая экскурсия по городу для партнеров и хождение с мужем по магазинам.

  1. Возьмите в привычку записывать идеи.

Неважно, из какой сферы жизни вам приходит идея – личные дела, работа или хобби – записывайте их обязательно. Опять же в помощь блокнот, который должен быть всегда под рукой (на смартфоне или бумажный).

Часто у нас возникают идеи, как оптимизировать тот или иной процесс. Но мы об этих идеях забываем и никогда не внедряем. Не надо так.

  1. Практикуйте делегирование.

Повысить свою продуктивность невозможно, если всегда тащить на себе все. Не забывайте делегировать задачи, с которыми может справиться кто-то другой, если вы просто его попросите.

Как именно выбрать, какие задания делегировать, подскажет та же матрица Эйзенхауэра, о которой я писала в пункте 7.

Самый важный момент в планировании времени

Когда успешных людей спрашивают “Как вы все успеваете?”, ответ в 99% случаев “Никак”. Потому что невозможно успеть ВСЕ, и самое важное – выбрать, что именно вы хотите успевать. А для этого стоит разобраться с собственными ценностями, чтобы понимать чего именно вы хотите от жизни.

В противном случае не избежать прокрастинации и чувства вины за невыполненные пункты плана. Словами Стивена Кови, старайтесь всегда “начинать, помня о цели”.