Вивчаючи матеріали для цієї статті, я побачила багато назв книг з ефективного управління часом. І мені від одних назв стає трохи страшно: “Жорсткий тайм-менеджмент”, Екстремальний тайм-менеджмент”, “Результативний тайм-менеджмент”… У всьому цьому відчуваються нотки досягаторства і гонитви за успіхом.

Я згодна, що без дисципліни неможливо досягти будь-яких гідних цілей. З іншого боку, чи варто це насильства над собою? У цій статті я спробую знайти баланс і приведу приклади, як можна розпоряджатися найдорожчою валютою – часом – так, щоб все встигати без психологічного тиску на себе і інших.

“Овраги” тайм-менеджменту: чому популярні методи неефективні?

По суті, тайм-менеджмент – це скоріше спосіб життя, ніж набір інструментів, що допомагають керувати часом (як це представлено в популярній літературі). Ви можете купити собі гарний планер і розпланувати в ньому свої дні по хвилинах, але не отримаєте в результаті нічого, крім почуття провини, що ви не вкладаєтеся в часові рамки.

Тому перед тим, як кидатися використовувати техніки і методики, варто задати собі важливі питання.

На що саме не вистачає часу?

Підемо від зворотнього: якщо ви зацікавилися тайм-менеджментом, значить вам на якісь речі не вистачає часу. На які саме?

З цього варто почати – написати список з 5-10 пунктів, що саме ви хотіли б встигати. Не просто список справ, які потрібно або хочеться робити, а саме те, що робиться завжди в останній момент або не робиться взагалі все з тієї ж причини – “Немає часу!”.

Коли ви коротко це запишете, подивіться на отриманий список і подумайте над кожним пунктом ось про що:

  • Якби у вас прямо зараз з’явилася можливість це зробити, з чого б ви почали? Взялися б за справу відразу або потрібні якісь підготовчі кроки? Якщо так, то запишіть, що саме потрібно, щоб почати.
  • Уявімо, що у вас є час і можливість. Ви хочете зробити це за своїм бажанням або тому що того вимагає оточення (або так робить ваш авторитет, або так прийнято – підставте своє)? Реалізуєте ви таким чином ваші цінності? Якщо ні, то я повторюся: час – найдорожча валюта, не варто витрачати його на речі, які вам не потрібні.

Звичайно, все це ДУЖЕ індивідуально. Молоді мами, які не встигають помити голову або просто поспати, навряд чи будуть думати про те, з чого почати, і чи реалізують вони так свій потенціал. Але повірте, навіть у тих, у кого на перший погляд, ясні причини браку часу, його можна розподілити більш раціонально.

Чому я нічого не встигаю? Щоденник тайм-менеджменту

Ніхто особливо не замислюється, скільки часу витрачається на дрібниці. А якщо і замислюється, то не поспішає зізнаватися в цьому ні собі, ні світові 🙂 Я ж доросла, притомна людина. Я, блін, взагалі працююча мама, я прекрасно знаю, що роблю протягом дня! Але зрозуміти, чому я постійно “в милі”, я не можу.

Прекрасно розумію. Тому потрібно розібратися, куди конкретно він дівається. Допомагає в цьому ведення щоденника.

Прохання не плутати “щоденник тайм-менеджменту” з “щоденником-планером (рос. – “ежедневником”) тайм-менеджменту”, про який так багато пишуть в інтернеті. Планер призначений для планування майбутнього, щоденник – для запам’ятовування і аналізу минулого.

На відміну від особистих записів щоденник тайм-менеджменту має на меті:

  • виявити “пожирачів часу”: ви чітко побачите, скільки проводите в соцмережах, скільки – обговорюючи новини з колегою на курилці, скільки в громадському транспорті і т.д.
  • визначити, на які сфери діяльності ви витрачаєте найбільше часу;
  • зрозуміти, що виходить у вас легко і швидко;
  • визначите комфортний для вас режим сну.

Як вести щоденник?

Протягом тижня (а краще двох, щоб захопити хоча б дві пари вихідних) щодня записуйте всі свої справи і час, до якого ви їх зробили. Приклад:

Понеділок
6:00 Відклала будильник
6:15 Відклала будильник
6:30 Встала
6:50 Подивилася Інстаграм
6:55 Попила води з лимоном
7:10 Вмилася, почистила зуби і завдала тонік і крем для обличчя
7:30 Приготувала сніданок
7:35 Розбудила дитину
7:40 Відповіла на повідомлення в Телеграма
7:45 Підняла дитину</i
8:05 Поснідала з дитиною
і т.д.

Мені зручніше за все це робити в нотатках в телефоні, тому що я можу копіювати і вставляти повторювані події. Можливо, є додатки, в яких вже закладена розмітка часу, але я їх не шукала.

За тиждень-два ви зберете багато даних про те, на що витрачаєте дорогоцінні години і хвилини. Що робити з цими даними?

Аналізувати. Для цього є хороший інструмент, який називається матриця Ейзенхауера. Я писала про нього в статті про 7 звичок високоефективних людей за версією Стівена Кові, але хочу зупинитися на ньому детальніше.

Матриця Ейзенхауера як інструмент тайм-менеджменту

Матриця Ейзенхауера – це квадрат, поділений на чотири частини, в кожній з яких ви записуєте справи за критерієм “важливо / терміново”.

Отже, беремо свої дані, зібрані за тиждень-два, і сортуємо їх по квадрантам:

  1. Термінові важливі справи – сюди записуємо ті справи, які можете робити тільки ви і їх не можна було відкладати.

Наприклад, в нашій родині я відповідаю за продукти і їжу в будинку. Тобто, якщо я допускаю, що на вечерю нічого їсти (не зварила і не замовила їжу, прогавила час, коли потрібно було закупитися продуктами, не дала чоловікові або синові ніяких вказівок на цей рахунок), я буду винна перед сім’єю.

  1. Нетермінові важливі справи – пишемо те, що можна було зробити і пізніше або в інший день.

У мене зараз план писати по одній статті в тиждень для цього блогу протягом двох місяців, дедлайн – неділя. Якщо я не встигаю зробити цю роботу до дня Х, я несу за це повну відповідальність, але тільки перед самою собою.

  1. Термінові неважливі справи – до цього пункту належать питання, які вимагали уваги тут і зараз, але в принципі, з ними цілком міг би впоратися хтось інший.

У школі я займалася збором грошей на харчування класу. Спочатку мені подобалося, але в підсумку бухгалтерія стала мене сильно обтяжувати. Коли я набралася сміливості і зізналася в цьому, збір передали іншій учениці. Делегувати виявилося зовсім не страшно!

  1. Нетермінові неважливі справи – те, без чого можна було і обійтися зовсім.

– Як зробити так, щоб кава збігла?
– Зайдіть в інтернет!

Розвиток бездротового зв’язку – це безумовно круто, але з ним з’явилися стрічки соцмереж, чати в месенджерах і онлайн-ігри. Ми вже хапаємося за телефон не тільки у відповідь на яке-небудь повідомлення або подивитися час, а й просто так, без причини, помічали?

Що ще може відноситися до різних квадрантів, я вписала ось в цей приклад:

матриця Ейзенхауера

Методи керування часом, які працюють (але це неточно)

Я перепробувала різні інструменти, і напишу про свій досвід. У вас він може бути іншим, все залежить від роду діяльності. Почну з найпопулярніших, потім перейду до менш очевидних.

Техніка “помідор”

Якщо коротко, інструмент pomodoro має на увазі, що ви будете ділити свій час на відрізки по 25 хвилин, і робити між ними 3-5-хвилинні перерви. Кожні чотири “помідора” пропонується робити більш тривалі перерви, щоб відпочити.

Не працює. Коли я пишу статтю або знімаю / монтую відео для свого Інстаграма, наприклад, я зазвичай перебуваю в потоці. Моя робота приносить мені задоволення, і частіше за все мені незручно перериватися по будильнику.

Мабуть, для творчих людей цей метод тайм-менеджменту не підходить.

З’їсти жабу

Суть в тому, щоб на початку дня було найважче і неприємне для вас заняття. Нібито після нього все інше здається чарівною казкою і буде даватися з легкістю.

Не працює. Важке завдання зазвичай займає більше часу, ніж ми на нього відводимо, і забирає більше сил. Коли я закінчую “їсти жабу”, я відчуваю себе виснаженою, і не отримую задоволення від інших справ.

Звичайно, так буває не завжди. І точно не варто “відкладати на завтра те, що можна зробити сьогодні”. Але все-таки краще старатися делегувати справи-жаби. Або обмінюватися завданнями з оточуючими, адже для когось іншого це може виявитися і не жаба зовсім. А навіщо робити щось через силу, якщо інший зробить це з задоволенням?

Список справ

Все просто: якщо у вас на сьогодні більше трьох завдань, запишіть їх. Ідеально, якщо ви зробите це з вечора.

Працює. Простий традиційний метод, реклами не потребує. Найважливіше тут – не очікувати, що ви реально зробите весь список справ. Пишіть все, що плануєте, але не катуйте себе, якщо чогось не встигли.

Звукові нагадування в телефоні

Моє улюблене 🙂 Якщо у вас є справа, яку треба зробити в певний час, ставте нагадування в Гугл-календарі або іншому додатку з повідомленням. Для важливих справ у мене зазвичай два нагадування:

  1. На вечір напередодні того дня, коли потрібно зробити справу. Так у мене зменшується кількість ситуацій, які починаються з фрази “Ой, точно, мені ж зараз потрібно… {щось зробити, а я взагалі не готова}!”
  2. На момент події. Так я прибираю необхідність тримати це в голові і думати в ключі “Хоч би не забути!”

Працює. Особливо для тих, хто активний в різних сферах життя і не має особистого помічника.

Для працюючих мам Гугл-календар і схожі додатки зі звуковими нагадуваннями – це винахід століття. Можливість ставити нагадувалки перетворюється на фактичну психологічну допомогу:

  • повністю знімає напругу з приводу того, що можна забути зробити якісь важливі речі;
  • вивільняє масу енергії, адже тепер не потрібно тримати в голові купу дрібних і великих справ;
  • звільняє забудькуватих від природи людей (таких, як я) від дебільних ярликів типу “склеротик” і “розсіяний з вулиці Басейної”. Це дуже підвищує самооцінку!

Я ставлю нагадування майже на все. Згодом це стає звичкою, і значно полегшує життя.

Інші поради з тайм-менеджменту

Напишу ще кілька моментів, які допоможуть управляти своїм часом без насильства над собою.

  1. Вимикайте інтернет за час до сну і вмикайте через годину після пробудження. Люди не пишуть надважливих повідомлень в месенджерах – якщо ви будете терміново потрібні, вам зателефонують. Привчайте себе і оточуючих до того, що у вас є особисті кордони.
  2. Забудьте про багатозадачність – будь-яка діяльність буде ефективною тільки при повному зануренні. Одне тільки перемикання з одного завдання на інше в середньому займає 10-15 хвилин. Не робіть кілька справ одночасно.
  3. Нетермінові, але цікаві вам ідеї справ записуйте в список “Знайдений час» (знову ж таки нотатки в телефоні вам на допомогу). Такі справи, які можна робити, стоячи в пробці або довгій черзі.

І останнє: хочете керувати часом з користю для себе – дивіться ширше.

Наприклад, якщо вам важливо самій забирати дитину з садка, щоб провести з нею більше часу, потрібно набратися сміливості і поговорити з начальником про плаваючий графік. Або інша ситуація: дозвольте собі найняти няню, яка буде раз на тиждень забирати дитину з садка, щоб ви могли спокійно сходить на йогу. І це НЕ суперечить одне одному!

Всі рамки ви встановлюєте собі самостійно – і ті, які вас обмежують, і ті, які вас захищають. Варто про них пам’ятати і вчитися відрізняти одні від інших.