“Зараз я знайду найефективнішу техніку і тоді буду мегапродуктивною та успішною” – приблизно так я мріяла навчитися правильно планувати свій час. Однак у ефективного планування дуже багато невидимих нюансів. Ми часто не беремо до уваги маленькі життєві форс-мажори і забуваємо про справи, які робимо на автоматі, не враховуючи, що вони теж відбирають час.

І коли щось іде не за планом, ми дуже турбуємося. Набагато більше, ніж коли взагалі нічого не заплановано.

Тому я розповім про те, що працює у мене. Назвемо це м’яким або навіть ніжним плануванням 🙂

Щоденне планування без болю і страху: 10 порад

Розглянемо кілька простих лайфхаків, які допоможуть вам бути послідовною і продуктивною в рамках одного конкретно взятого дня.

  1. Конструюйте план на день без відведення на це якогось спеціального часу.

Іноді кажуть, що день потрібно починати з написання списку завдань. Частіше говорять, що список завдань потрібно написати напередодні ввечері. Моя рекомендація: вписуйте завдання в список тоді, коли вони приходять до вас в голову.

Для цього зручно тримати на першому екрані смартфона додаток для нотаток і календар. Або мати завжди з собою паперовий блокнот, якщо більше любите писати від руки.

Коли ви фіксуєте справи, які необхідно зробити, відразу, зменшується ймовірність, що ви про них забудете.

  1. Не потрібно нумерувати список, краще поставте квадратик-чекбокс, в який можна буде потім поставити галочку.

Пронумерований список дає відчуття пріоритетності завдань. Звичайно, бувають більш термінові справи, їх варто відзначити знаком оклику або якимось іншим символом, який ви розпізнаєте як пріоритетну задачу.

Але часом з’являються і не такі термінові завдання, які в той же час, можна зробити швидше і з більшим натхненням. То чому ні?

Адже зроблена задача підвищує самооцінку і стимулює робити інші з великим завзяттям. А якщо у вашому додатку можна ставити галочку поруч з виконаної завданням, це взагалі піднімає настрій і викликає прилив сил.

  1. Велику задачу розбивайте на більш дрібні.

“Їсти слона по шматочках” – популярна техніка в плануванні і тайм-менеджменті. В рази приємніше викреслювати протягом дня кілька пунктів списку, ніж подивитися на один єдиний запис в щоденнику і зрозуміти, що до кінця дня ви її точно не закінчите.

  1. Малюйте дерево завдань.

Пункт, що випливає з попереднього, але з невеликим нюансом: буває так, що велика задача звучить досить абстрактно, і розбити її на дрібні ніяк не виходить. Аж надто заплутано вона виглядає і не знаєш, з якого боку до неї підступитися.

В цьому випадку добре допомагає уявити завдання у вигляді дерева, від якого відходять гілки подзадач. Більш детально цей метод я описала в своїй статті про постановку цілей – знайдіть цей спосіб там, це дуже полегшить вам планування справ.

  1. Якщо важливі конкретні дати і час виконання завдання, користуйтеся звуковими нагадуваннями.

Знову-таки додатки типу Гугл Календаря вам на допомогу. Нагадування звільняють мозок від необхідності тримати абсолютно все в голові. Якщо боїтеся, що не підготуєтесь до виконання завдання в потрібний день і годину, ставте два нагадування: перше – на вечір напередодні події, друге – в момент події.

  1. Пишіть багато, але не очікуйте виконати всеі!

Зазвичай я мучуся сильним почуттям провини, коли розумію, що до кінця дня ніяк не встигну зробити 2-3 пункти плану, що залишаться. У той же час, якщо я запланувала досить багато, я подумки підганяю і мотивую себе протягом дня.

Так мені вдається нічого не втратити: якщо виконаю все, то хто молодець? Я молодець! А якщо не встигну виконати все, то оглядаючи очима відмічені галочками завдання, все одно буду задоволена собою, адже вдалося зробити чимало.

  1. У список вписуйте не тільки робочі активності, а й особисті і домашні справи.

Наприклад, похід за продуктами, заняття спортом, допомога дитині з уроками. Якщо все це не записувати, воно буде здаватися неважливим і непотрібним, або буде “втручатися” у ваш план, як який-небудь форс-мажор.

Розділити справи по важливості і терміновості допомагає матриця Ейзенхауера, про яку я писала в огляді книги Стівена Кові “7 звичок надзвичайно ефективних людей”.

  1. Розраховуйте фізичні та емоційні сили.

Тут краще наведу приклад: складно буде сходити ввечері на заняття в тренажерний зал, якщо на день у вас запланована двогодинна екскурсія по місту для партнерів і ходіння з чоловіком по магазинах.

  1. Візьміть за звичку записувати ідеї.

Неважливо, з якої сфери життя вам приходить ідея – особисті справи, робота чи хобі – записуйте їх обов’язково. Знову ж на допомогу блокнот, який повинен бути завжди під рукою (на смартфоні або паперовий).

Часто у нас виникають ідеї, як оптимізувати той чи інший процес. Але ми про ці ідеї забуваємо і ніколи не впроваджуємо. Не треба так.

  1. Практикуйте делегування.

Підвищити свою продуктивність неможливо, якщо завжди тягти на собі все. Не забувайте делегувати завдання, з якими може впоратися хтось інший, якщо ви просто його попросите.

Як саме вибрати, які завдання делегувати, підкаже та ж матриця Ейзенхауера, про яку я писала в пункті 7.

Найважливіший момент в плануванні часу

Коли успішних людей запитують “Як ви все встигаєте?”, відповідь у 99% випадків “Ніяк”. Тому що неможливо встигнути ВСЕ, і найважливіше – обрати, що саме ви хочете встигати. А для цього варто розібратися з власними цінностями, щоб розуміти чого саме ви хочете від життя.

В іншому випадку не уникнути прокрастинації і почуття провини за невиконані пункти плану. Словами Стівена Кові, намагайтеся завжди “починати, пам’ятаючи про мету”.